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Mandantenveranstaltung

Mandantenveranstaltung – das dreifach wirksame Marketinginstrument

von Angela Hamatschek

Eine Mandantenveranstaltung durchzuführen ist gewiss kein Zuckerschlecken und will gut überlegt sein. Doch wer ein paar Grundregeln befolgt, kann den Aufwand überschaubar halten und drei Fliegen mit einer Klappe schlagen.

Das bringt eine Mandantenveranstaltung für Ihr Kanzleimarketing

Und das sind die fünf wichtigsten Praxistipps, damit Ihre (nächste) Veranstaltung ein voller Erfolg wird:

  1. Sie brauchen ein Thema mit Zugkraft

Was wollen Sie vermitteln? Rein (steuer-)rechtliche Informationen nach dem Motto „Die aktuellen (Steuer-)Rechtsänderungen zum Jahreswechsel“ locken keinen hinter dem Ofen hervor. Im Gegenteil, Ihre Mandanten gehen davon aus, dass Sie sie individuell darüber informieren, wenn sie davon betroffen sind. Welchen Grund hätte ein Mandant also, sich das anzuhören? Berücksichtigen Sie bei der Themenauswahl zwei Dinge:

  • Was hat der Mandant von der Teilnahme, was nicht im Rahmen der normalen Beratung abgedeckt werden kann?
  • Inwiefern spricht das Thema an, weil es einen aktuellen Bezug hat oder im unternehmerischen oder persönlichen Alltag Hilfestellung gibt? Mit GoBD – unter dem Gesichtspunkt „Risikovorsorge Betriebsprüfung“, unangekündigter Kassennachschau oder digitale Prozesse haben Sie sogar einige Themen zum Rechnungswesen, die sich gut als Aufhänger eignen.

Und stellen Sie sich zu guter Letzt immer die Frage: Trägt das Thema bzw. die Veranstaltung zur Verbesserung der Unternehmensqualität/Lebensqualität meiner Mandanten bei? Wenn ja, haben Sie die erste Hürde überwunden.

  1. Zuhörerfreundliche Aufbereitung

Die zweite Herausforderung ist es, die Informationen interessant aufzubereiten. Grundsätzlich gilt: Der Vortrag sollte maximal 90 Minuten, besser 60 Minuten dauern. Alles andere grenzt an Körperverletzung!

Verwenden Sie möglichst viele anschauliche Beispiele, visualisieren Sie Stichworte mit PowerPoint oder stellen Sie Situationen im Rollenspiel dar. (Auf die Nennung von Paragraphen können Sie komplett verzichten, außer, Sie wollen anwesende Kollegen von Ihrer Kompetenz überzeugen.)

Sie können Ihrer Veranstaltung zusätzliche Attraktivität verleihen, indem Sie z. B. Künstler in den Programmteil aufnehmen. Dadurch animieren Sie, auch Angehörige und Bekannte mitzubringen und sorgen für einen größeren Teilnehmerkreis.

  1. Beim Get-Together Teilnehmer vernetzen

Fast noch wichtiger als das Thema ist das „Drumherum“. Jede Veranstaltung braucht einen gesellschaftlichen Teil. Die zwangloseste Form ist der Stehimbiss, zu dem Sie anschließend einladen. Ein Stehimbiss hat den Vorteil, dass sich an den Bistrotischen lockere Formationen ergeben und die Mandanten untereinander ins Gespräch kommen können. Im heutigen Geschäftsleben ist das einer der wichtigsten Dienste, die Sie Ihren Mandanten zugutekommen lassen können. Wenn Sie Namensschilder vorbereiten und Sie und Ihre Mitarbeiter sich zu den einzelnen Gruppen gesellen, können Sie auch das Gespräch am Laufen halten.

  1. Einladung mit Empfehlungseffekt

Um Weiterempfehlungen generell anzuregen, lautet der wichtigste Satz in der Einladung: „Wir würden uns freuen, Sie begrüßen zu dürfen. Und wenn Sie Bekannte haben, für die dieses Thema ebenfalls interessant ist, bringen Sie sie einfach mit.“

Besonders nachdrücklich können Sie das zum Ausdruck bringen, indem Sie der Veranstaltung einen Wert geben und den bestehenden Mandanten zwei bis drei Teilnehmergutscheine „schenken“. Also eine Teilnehmerkarte im Wert von beispielsweise € 49,- für den Mandanten plus zwei weitere zum Verschenken.

Überlegen Sie, welche Kontakte Sie nutzen oder mit diesem Thema knüpfen können und laden Sie Banker, Funktionäre von Wirtschaftskammern und -verbänden und ähnliche Kontaktpersonen ein. Natürlich mit dem Hinweis, eigene Kunden und Mitglieder mitzubringen. Vergessen Sie dabei nicht, eine Einladung an die örtliche Presse zu verschicken mit dem Hinweis, einen kurzen Bericht zu veröffentlichen. Je nachdem wie gut Ihre Kontakte bereits sind, können Sie einen Artikel vor und nach der Veranstaltung, verbunden mit einem Inserat, platzieren. So erhöhen Sie die Chancen, auch das Interesse potenzieller Mandanten zu gewinnen.

  1. Die Nachbereitung: Feedback einholen

Erfragen Sie am Ende der Veranstaltung mit einem Feedback-Formular, wie Themen und Darbietung angekommen sind. Und bieten Sie die Möglichkeit, Themen für die nächste Veranstaltung zu wählen. So bekommen Sie einen Gesamteindruck vom Erfolg Ihrer Veranstaltung und wissen, was als nächstes für die Mandanten interessant sein könnte.

Spätestens drei Tage nach der Veranstaltung können Sie den Teilnehmern noch einmal eine Danke-Mail schicken, das Gesamt-Feedback wiedergeben und eventuell schon auf das nächste Thema hinweisen. Allen Mandanten, die nicht dabei waren, sollten Sie ebenfalls eine Mail schicken, um so den Wunsch zu wecken, beim nächsten Mal dabei sein zu wollen. Wenn Sie eine Webseite und einen Facebook-Auftritt haben, gehört hier natürlich ebenfalls ein kurzer Bericht mit Fotos auf die Seite.

Fazit: Die Mühe lohnt sich!

Eine Mandantenveranstaltung wird immer ein sehr arbeitsintensives Unterfangen bleiben, entscheidend ist es deshalb, Zeit und Kosten möglichst sinnvoll einzusetzen. Es ist die Mühe aber allemal wert, denn Sie erhöhen dadurch die Mandantenbindung und schaffen Raum für interessante Kontakte.

Foto: © bilderstoeckchen/Fotolia

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