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Mandantenveranstaltung

Mehr als trockene Informationen, Kekse und stilles Wasser: Mandantenveranstaltungen neu gedacht

von Prof. Dr. Volker Roemermann

Mandantenveranstaltungen sind immer wieder Thema, wenn es um Mandantenakquise und Mandantenbindung geht. Gerade für Kanzleien mit Mandantenstamm mit wiederkehrendem Beratungsbedarf (Unternehmen etc.) sind sie ein gutes Mittel, um mit Mandanten in Kontakt zu treten und in positiver Erinnerung zu bleiben. Auch für Kanzleien, deren Mandanten meist einmalig Beratung in Anspruch nehmen, sind Veranstaltungen ein guter Weg, einen positiven Eindruck zu hinterlassen und in Erinnerung zu bleiben.

Vortragsveranstaltungen zu bestimmten Themen aus dem eigenen Beratungsschwerpunkt sind dann oft das Mittel der Wahl – und sicher kein schlechtes. Aber auch in diesem Bereich des Kanzleimarketings kann man sich mit passenden kreativen Ideen durchaus von der Masse abheben. Eine Kanzlei, die regelmäßig Mandantenveranstaltungen durchführt, ist die Römermann Rechtsanwälte AG. Kanzleigründer Rechtsanwalt Prof. Dr. Volker Römermann steht in diesem Interview Rede und Antwort zum Thema.

Herr Kollege Römermann, wenn man den Beitrag von Angela Hamatschek zum Thema „Mandantenveranstaltung“ ansieht, bleibt der Eindruck nicht aus, dass das enorm viel Arbeit ist. Sie setzen ja regelmäßig auf solche Veranstaltungen. Warum?

Ja, eine Menge Arbeit ist damit in der Tat verbunden und je reibungsloser es abläuft, je weniger Arbeit man als Teilnehmer sieht, desto intensiver war es in der Regel vorher. Bei uns ist dafür eine eigene Gesellschaft verantwortlich, die Römermann Consulting GmbH. Dort arbeiten neben der Geschäftsführerin eine Event-Fachfrau und nicht zuletzt unser Leiter Kommunikation, der dafür sorgt, dass jede Veranstaltung optimal in die Gesamtkommunikation der Kanzlei eingebunden wird. Veranstaltungen sind als Plattform für die Erweiterung unseres Netzwerkes, für den informellen Austausch mit unseren Mandanten und Geschäftspartnern, aber auch als sicht- und hörbares Kompetenzindiz von einer nicht zu unterschätzenden Bedeutung.

Sie sind ja dafür bekannt, dass Ihre Veranstaltungen sehr unterschiedlich gestaltet sind und sich deutlich von den immer gleichen Fachvorträgen abheben – vom Büroetagen-Golfturnier über klassische Konzerte bis hin zu einem parlamentarischen Abend. Wie kommen Sie auf diese Ideen und wie werden die sehr unterschiedlichen Formate aufgenommen?

Uns ist es wichtig, für unterschiedliche Zielgruppen jeweils etwas Spannendes zu bieten. Mancher ist sportlich interessiert, da gehen wir dann zum Eishockey (wir sind Sponsor der Hannover Indians) oder machen Bürogolf (sehr witzig, alle sind per Du, man kommt sich recht nahe). Andere bevorzugen Musik; wir sind Sponsor der Händel-Festspiele in Göttingen und erhielten vor der Premiere der neuen Opernproduktion „Arminio“ im Jahre 2018 bei uns einen Vorgeschmack mit dem Festspielleiter, zwei Sängern und dem Intendanten unter dem Motto „Kleine Rechtsberatung für Georg Friedrich Händel“, das war sehr anspruchsvoll und „exotisch“. Wieder andere lieben den politischen Dialog, dazu dienen parlamentarische Abende mit dem Ministerpräsidenten, Ministern, Abgeordneten und Bürgermeistern. Ideen zu finden, ist das einfachste und jeder, der eine Zeitung aufschlägt, wird sofort fündig. Neben derartigen „fachfremden“ Events kann man bei uns aber auch „harte“ Themenabende und Vorträge erleben, so hatten wir in diesem Jahr viele Events zur DSGVO und eine größere Veranstaltung zu Cyber-Crime mit Referenten auch aus dem Verfassungsschutz und von der Polizei.

Nun ist es ja kein Geheimnis, dass Ihre Kanzlei eine nicht ganz kleine ihrer Art ist und dass Sie z. B. über einen Kanzleimanager verfügen, der nicht ganz unwesentlich dazu beiträgt, dass das alles in die Tat umgesetzt werden kann. Sind Veranstaltungen dieser und anderer Art Ihrer Meinung nach auch etwas für kleine Kanzleien? Und wenn ja: Welche Tipps würden Sie den Kollegen geben, damit das Thema „Kanzleiveranstaltung“ ein Erfolg für Mandantenbindung und Akquise wird?

Kanzleiveranstaltungen hängen nicht von der Größe ab. Wir haben in Hannover in der Tat dafür eine Fläche von 300 Quadratmetern nur als Lounge und Vortragssaal ausbauen lassen, als wir im Kröpcke-Center einzogen sind, und auch die zentrale Lage wurde mit Bedacht gewählt. Aber wer das nicht hat, kann überall geeignete Räume anmieten und Catering ordern.

Das Erfolgsrezept besteht darin, nicht mit der Gießkanne einzuladen, sondern den Kreis interessierter Personen sehr sorgfältig zu definieren. Einladungen zu höherwertigen Events sollten schon haptisch anspruchsvoll sein. So haben wir für unsere Händel-Oper speziell gestaltete Karten drucken lassen, auf denen ich jede Einladung per Hand verfasst habe, und zwar ganz individuell auf den Empfänger ausgerichtet.
Veranstaltungen sollten einen klaren Zeitrahmen haben. Nichts ist ärgerlicher für Teilnehmer als Zeitverschwendung. Wer für 18 Uhr einlädt, darf nicht erst um 19 Uhr beginnen und die Gäste bis dahin mit einem Glas Wasser orientierungslos warten lassen. Auch wichtig, jedem Teilnehmer etwas mitzugeben. Wir haben oft gedruckte Checklisten mit „Zehn Regeln“ oder anderen ganz konkreten Tipps, die auf jedem Stuhl ausliegen. Es muss einen Nutzen geben, den der Besucher mitnimmt. Und noch eine Empfehlung: Nichts über die Kanzlei sagen. Entweder wirkt die Veranstaltung als Kompetenzindiz, dann ist jedes Eigenlob überflüssig. Oder nicht, dann wäre Eigenlob geradezu schädlich. Besser erzeugt man eine Sogwirkung: Relevante Inhalte verschenken und dadurch Lust auf mehr und vielleicht ein Stückchen Anerkennung und Dankbarkeit für den erhaltenen Input erzeugen.

Herr Kollege, herzlichen Dank für Ihre Zeit und ich wünsche jetzt schon viel Erfolg und Spaß bei Ihrer nächsten Veranstaltung!

Danke für das nette Gespräch!

Das Interview führte Pia Löffler.

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