Ihre Website: bleiben Sie in der Krise ansprechbar

Mit Mandanten in Kontakt zu kommen und zu bleiben, ist derzeit nicht einfach: persönliche Termine, Unterlagenübergabe in der Kanzlei etc. sind nicht möglich. Aktuell wird deswegen die Kanzleiwebsite als digitale Schnittstelle für Mandantenkommunikation enorm wichtig. Wie man über die Kanzleiwebsite trotz Kontaktsperre und Homeoffice ansprechbar bleibt, und welche Maßnahmen man auch kurzfristig ergreifen kann, damit das gelingt, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Ihre Website ist Dreh- und Angelpunkt Ihrer Marketingkommunikation: alle Marketingmaßnahmen enden in irgendeiner Form auf Ihrer Website, ob Empfehlungen, ob Portaleinträge, Suchmaschinenoptimierung (SEO) oder Suchmaschinenwerbung (SEA) wie Google Ads.

So weit, so gut und auch nichts wirklich Neues. Aber in den letzten zwei bis drei Wochen ERLEBEN wir etwas Neues: die Kanzleiwebsite – ob als Steuerberater oder Rechtsanwalt – ist in der aktuellen Coronakrise DIE Schnittstelle (geworden), um mit Menschen kontaktlos in Kontakt zu bleiben, um Mandate zu akquirieren und den Kontakt mit Mandanten effizient aufrechtzuerhalten.

Aber worauf kommt es an, wenn Sie Ihre Website Ihre Kommunikations-Schaltzentrale sein soll – in der Coronakrise, aber auch darüber hinaus?

1. Mobiltauglichkeit – Responsive Design

Es sollte inzwischen selbstverständlich sein, dass eine beruflich genutzte Internetseite über Responsive Design verfügt. Denn die Mobiltauglichkeit einer Internetseite sorgt dafür, dass Nutzer Ihre Website unterwegs auf dem Smartphone oder abends auf dem Sofa komfortabel nutzen können. Eine nicht responsive Website ist daher nicht nur nicht „state of the art“, sondern vernachlässigt ganz klar Nutzerbedürfnisse. Keinen Wert auf die Bedürfnisse der Nutzer zu legen und das mit fehlendem Responsive Design zu zeigen, ist aber kein guter Einstieg in die Kommunikation mit einem potenziellen Mandanten. Und hinzu kommt: Google bewertet inzwischen die mobile Fassung Ihrer Website zuerst. Wenn da keine ist …

! Wenn Ihre Website nicht mobiltauglich ist, ist nun wirklich die Zeit gekommen, das nachzuholen!

2. Klassische Kontaktmöglichkeiten klar kommunizieren

Überlegen Sie einmal: Wo auf Ihrer Website findet ein potenzieller Mandant Ihre Telefonnummer oder Ihre E-Mail-Adresse? Wie lange muss er suchen, wie oft muss er klicken? Wenn ein neuer Ratsuchender auf Ihrer Website nicht auf Anhieb die Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme findet, kann das der entscheidende Grund sein, Ihre Website wieder zu verlassen und ggf. einen anderen Berater zu kontaktieren.

Am besten eignet sich der oberste Bereich Ihrer Website, um Ihre Kontaktdaten immer präsent anzuzeigen, ggf. noch über der Hauptnavigation: mit einem kleinen Hörer- und Briefumschlagsymbol oder direkt erkennbar als sichtbare Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Und wirklich nutzerorientiert gestalten Sie diese Kontaktmöglichkeiten, wenn E-Mail-Adresse und Telefonnummer anklickbar sind. Dann können potenzielle Mandanten z.B. mit dem Smartphone direkt mit einem Klick anrufen oder eine E-Mail schreiben. Funktioniert das nicht, riskieren Sie vor allem, Nutzer zu verlieren, die mobil auf Ihre Website zugreifen. Denn aus „ach, dann ruf ich später von zu Hause aus an“ wird in aller Regel „oh, ich wollte doch noch irgendeinen Rechtsanwalt / Steuerberater anrufen – wer war das gleich? Vergessen, Mist…“

! Kümmern Sie sich zeitnah um diese kleine Verbesserung – das kann kurzfristig Wunder wirken!

3. Andere Kontaktmöglichkeiten einbinden und kommunizieren

Im Jahr 2020 sollten Sie potenziellen Mandanten und Bestandsmandanten auch andere Möglichkeiten bieten, mit Ihnen in Kontakt zu treten:

Ein gut gemachtes Kontaktformular, bei denen Websitebesucher Felder ausfüllen können und mit den richtigen Feldern und/oder Fragen etwas an die Hand genommen werden, hemmt oftmals eine mögliche Scheu, mit einem Anwalt / Steuerberater in Kontakt zu treten. Sie müssen bedenken: für viele Menschen ist die Kontaktaufnahme mit einem Anwalt / Steuerberater nicht alltäglich!

Haben Sie ein Kontaktformular oder eine Art Online-Fragebogen: versehen Sie dieses Tool mit einer Upload-Funktion! So können Website-Besucher gleich Formulare mitsenden, die für eine erste Einschätzung von essenzieller Bedeutung sein können (z.B. Kündigung, Vertrag Bußgeldbescheid, etc.). Vergessen Sie dann aber bitte nicht den Datenschutzhinweis!

Eine Chatfunktion auf der Website vermittelt direkte Ansprechbarkeit und baut Distanz ab. Man sollte Sie aber wirklich nur nutzen, wenn im Chat tatsächlich jemand erreichbar ist (z.B. im Sekretariat). Ist niemand erreichbar, gilt es Alternativen anzubieten: klickt man außerhalb der Erreichbarkeitszeiten den Chat an, sollte der Nutzer z.B. automatisch auf das Kontaktformular geleitet werden und einen Hinweis erhalten, wann der Chat wieder zur Verfügung steht.

! Vor allem ein Kontaktformular ggf. mit Uploadfunktion können kurzfristig und mit wenig Aufwand in eine Website integriert werden! Kümmern Sie sich darum!

4. Digitale Akte mit Mandantenzugriff

Die Website dient nicht nur der Kommunikation mit potenziellen Mandanten: die Website ist bestenfalls auch Kommunikationsplattform im laufenden Mandat. Denn auf der Website lassen sich z.B. Schnittstellen zu digitalen Akten einbauen.

Über solche digitalen Akten kann der Mandant z. B. jederzeit den aktuellen Stand seines Falles selbst einsehen, sie können innerhalb dieses Aktensystems kommunizieren. So wird Mandantenkommunikation sehr viel effizienter, vor allem in Mandaten, in denen viel Kommunikation anfällt und z.B. immer wieder Dokumente, Gutachten, Stellungnahmen etc. ausgetauscht bzw. kommuniziert werden müssen. Es muss weniger Post verschickt werden, oftmals unübersichtliche Kommunikation per E-Mails und ggf. parallel in Messenger-Diensten wird in einem Kanal gebündelt und bleibt damit immer schnell und leicht nachvollziehbar.

! Sie haben schön länger über eine digitale Akte nachgedacht? Jetzt ist die Zeit gekommen, das Thema wirklich anzupacken und umzusetzen! Vermutlich haben Sie gerade auch (leider) Zeit dafür….

5. LAST BUT NOT LEAST: Hinweis auf Erreichbarkeit in der Coronakrise

Zu all dem kommt in der aktuellen Situation ein sehr wichtiger Aspekt: Kommunizieren Sie auf Ihrer Website an sehr prominenter Stelle sehr deutlich, dass Sie auch in dieser Ausnahmesituation erreichbar sind und wie Sie konkret erreichbar sind! Denn es ist offenbar nicht allen Menschen mit Rechtsproblemen klar, dass Rechtsanwälte nach wie vor arbeiten und wie Sie erreichbar sind! Anders lässt sich kaum erklären, dass Suchdienste, Portale und Hotlines seit einigen Wochen boomen, dass bei vielen Kanzleien hingegen das Telefon derzeit beharrlich schweigt.

Stellen Sie dabei auch deutlich heraus, wenn Sie z.B. unkomplizierte Video-Telefonate anbieten, die vor-Ort-Termine ersetzen! Denn das ist ein Service, der in den kommenden Wochen sicherlich gerne in Anspruch genommen wird – und vielleicht als guter Service auch nach der Krise wahrgenommen werden wird.

HINWEIS: Am Donnerstag, den 02.04. um 19h und am Sonntag, den 05.04. um 15h findet zu diesem Thema und zum Thema „effizientes digitales Arbeiten aus dem Homeoffice“ ein kostenloses Webinar statt – Dauer ca. 1 Std.; Informationen unter: www.sfs-legaltech.de/kanzlei-digital