Als Steuerberater oder Rechtsanwältin stehen Sie im ständigen Wettbewerb mit Ihren Konkurrenten. Wer sich einen Vorsprung verschaffen möchte, kann das mit den Möglichkeiten eines professionellen Kanzleimarketings planen und umsetzen. Eine noch höhere Mandantenreichweite erreicht man, wenn man neben klassischen Marketingaktivitäten den Weg digitaler Ansätze in der Kanzleiorganisation verfolgt. Diese wirken sich z. B. im Bereich des Datenschutzes oder bei der Erstellung einer Mandantenbuchführung aus.
Der Autor hat als selbstständiger Steuerberater erlebt, wie er ohne seine Wunschmandanten in seiner Beraterpraxis auskommen musste. Nachdem die in Angriff genommenen Marketingaktivitäten nicht effektiv genug waren, begann er mit der Einführung von elektronischen Rechnungen und entdecke darin nur eine Funktion des digitalen Kanzleimarketings für sich. In diesem Beitrag zeigt er, wo seine Strategien außerdem am effektivsten waren.
Fehlendes Kanzleimarketing ist wie ein führerloses Schiff
Ohne ein Kanzleimarketing, das Wirkung zeigt, fühlt sich die eigene Kanzlei wie ein führerloses Schiff an. Man sitzt mit Elan und Engagement an seinem Schreibtisch – alles ist vorbereitet. Was fehlt, sind die Mandantinnen und Mandanten, die einen Steuerberater oder eine Rechtsanwältin mit lukrativen Aufträgen versorgen.
Zwar gelten sowohl für die Anwaltschaft als auch für Steuerberaterinnen und Steuerberater Werbeverbote, die auf eine Mandantengewinnung im Einzelfall ausgerichtet sind oder sich auf eine nicht sachgerechte Information über das Angebot beziehen. Hiervon sind die Maßnahmen des Kanzleimarketings allerdings unberührt, weil sich die Handlungen nicht an einen einzelnen Mandanten richten, sondern auf allgemeinem Weg die Zielgruppe eines Steuerberaters oder einer Rechtsanwältin ansprechen.
Nicht nur Social Media und SEO ist Kanzleimarketing
Wendet man digitale Ansätze an, um Kanzleimarketing effektiv umzusetzen, kommen abseits der klassischen Marketingaktivitäten insbesondere die folgenden fünf Bereiche in Betracht:
- Datenmanagement und Datenschutz,
- die Digitalisierung der Buchführung und des externen Rechnungswesens,
- steuerliche Anreize,
- Förderungen
- und die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung.
Das Datenmanagement und Datenschutz stehen in einer unteilbaren Einheit zusammen. Hierbei lässt sich der Datenschutz nur umfassend betrachten, wenn die Daten sicher verwaltet werden. Optimal lässt sich dies mit einem papierlosen Büro umsetzen. Die in der Kanzlei verwendeten Dokumente werden hierbei nicht mehr in Aktenschränken gelagert. Die Archivierung findet digital statt. Dies erlaubt dem Kanzleiteam von jedem Arbeitsplatz in dem Büro auf Dokumente zuzugreifen. Überdies gelten höhere Sicherheitsstandards in Bezug auf den Datenschutz.
Die Digitalisierung der Buchführung und des externen Rechnungswesens stellen sowohl für den Berater als auch den Mandanten einen unschätzbaren Vorteil dar. Belege werden vom Mandanten in das System des Beraters eingescannt. Dieser kann Kassenberichte und Bankauszüge verwenden, um termingerecht die Finanzbuchführung zu erstellen. Elektronische Rechnungen werden über das Internet versendet. Hierdurch spart man nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Überdies muss der Mandant seine Belege nicht aus der Hand geben. Er hat sie sofort zur Stelle, wenn er nach einem bestimmten Bankauszug oder einer Rechnung sucht.
Steuerliche Anreize wie die Steuerfreibeträge können mithilfe des Beraters schneller in die Praxis umgesetzt werden. Der Mandant erfährt von seinem Berater, wann er von dem Entlastungsbetrag für Alleinerziehende profitiert und welche Voraussetzungen erfüllt werden müssen, damit der Kinderfreibetrag oder der Grundfreibetrag greifen.
Die Förderungen, die ein Unternehmen in Anspruch nehmen kann, beziehen sich nicht nur auf die Existenzgründung. Auch den Antrag auf die Inanspruchnahme eines Investitionsabzugsbetrages kann der Steuerberater auf elektronischem Weg für seinen Mandanten in die Wege leiten. Beide Maßnahmen führen dazu, dass sich die Steuerlast des Mandanten senkt. Bei der Geltendmachung müssen einige Besonderheiten beachtet werden. Der Steuerberater weiß, welche dies sind.
Die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung gehört zu den regelmäßigen Pflichten eines umsatzsteuerpflichtigen Unternehmers. Ab dem Veranlagungszeitraum 2005 hat der Gesetzgeber bestimmt, dass die Umsatzsteuervoranmeldung nur noch auf elektronischem Weg an das Finanzamt übermittelt werden darf. Der Steuerberater ermittelt die Umsatzsteuer monatlich oder quartalsweise. Anschließend übernimmt er zwei weitere Aufgaben: Er informiert seinen Mandanten über die Umsatzsteuerzahlung und er übermittelt die Umsatzsteuervoranmeldung auf elektronischem Weg an das Finanzamt.
To-do-Liste zum digitalen Kanzleimarketing
Die folgende To-do-Liste stellt in Kurzform dar, wie sich die Außenkommunikation der oben genannten digitalen Ansätze effektiv umsetzen lässt:
- Zunächst wird das digitale Kanzleimarketing auf die Leistungen der eigenen Beraterpraxis abgestimmt.
- Über die einzelnen Maßnahmen – z. B. das papierlose Büro oder der Versand von elektronischen Rechnungen – informieren Sie die Mandantschaft auf der eigenen Homepage oder in Fachbeiträgen, die in anderen Medien veröffentlicht werden.
- Die Umsetzung des digitalen Kanzleimarketings beginnt z. B. damit, dass die eigene Kanzlei auf ein papierloses Büro umgestellt wird. Anschließend folgen weitere Maßnahmen, die z. B. das Anbieten einer digitalen Buchführung und die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuer
- Um zu erfahren, wie die Neuerungen bei der Mandantschaft ankommen, kann eine Umfrage gestartet werden. An den Ergebnissen lässt sich erkennen, welche Bereiche in der Weise weitergeführt werden können und wo sich noch Handlungsbedarf ergibt.
Fazit: Digitale Kanzleiorganisation als Wettbewerbsvorteil im Marketing
Mit einer digitalen Kanzleiorganisation und der Kommunikation Ihrer digitalen Ansätze nach außen fällt es einer Steuerberaterpraxis oder einer Rechtsanwaltskanzlei leichter, ihre Wunschmandanten und -mandantinnen zu finden. Die Maßnahmen erstrecken sich auf das Datenmanagement, den Versand von elektronischen Rechnungen oder die elektronische Übermittlung der Umsatzsteuervoranmeldung. Weil diese Maßnahmen für die Mandantschaft mit vielen Vorteilen verbunden sind, möchten potenzielle digitalaffine Mandantinnen und Mandantinnen davon profitieren – und werden beispielsweise im digitalen Rechnungswesen einen Wettbewerbsvorteil Ihrer Kanzlei sehen. Dies ist für den werbenden Steuerberater oder die Rechtsanwältin die beste Grundlage, um neue Wunschmandate zu gewinnen.
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