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Zeitmanagement

Zeitmanagement: Es lohnt sich und schafft Freiräume!

von Ronja Tietje

Beruf, Freizeit und Familie – alle Bereiche fordern permanent ihre Zeit. Nur wenn es gelingt, ein gutes Gleichgewicht zwischen diesen Bereichen auszutarieren, wird man den Arbeitsalltag möglichst stressfrei bewältigen und sich Freiräume schaffen können. Zeitmanagement ist hier das Stichwort. Ein Thema, dem sich Rechtsanwälte und Steuerberater ganz bewusst widmen sollten, um mehr Zeit zu haben – für die Arbeit oder, oder, oder.

Die Ausgangssituation

Der Arbeitsalltag der freien Berufsträger, also der Rechtsanwälte oder Steuerberater, ist durch die anstehende fachliche Arbeit immer sehr gut gefüllt oder sogar überfüllt. So stapeln sich auf und neben vielen Schreibtischen die Aktenberge und erinnern täglich an die anstehende Bearbeitung.

Wäre dies nicht schon Hürde genug, gilt es neben diesen Aktenbergen noch eines im Blick zu behalten: Die Kanzlei als Wirtschaftsunternehmen. Für die erfolgreiche Führung eines Wirtschaftsunternehmens braucht es ebenfalls Zeit. Zeit um neue Kanzleiziele zu definieren und um gesteckte Ziele zu überprüfen, Zeit um neue Marketingideen zu entwickeln, Zeit für Personalentwicklung und letztendlich auch Zeit, um aktiv Mandantenakquise zu betreiben. Aber genau dafür fehlt die Zeit häufig und so bleibt es im Bereich „Unternehmensführung“, anstelle von Zielen und ihrer Umsetzung, bei Wünschen.

Ein kritischer Blick auf das eigene Zeitmanagement, das Setzen von Prioritäten und eine gute, realitätsnahe Zeiteinteilung können genau dafür die notwendigen Freiräume schaffen.

Zeitmanagement im Arbeitsalltag richtig einsetzen

Am Anfang ist es wichtig, den täglich zur Verfügung stehende Zeitrahmen klar zu definieren, um die zur Verfügung stehende Zeit konkret zu verplanen. Hier kommt es auf Effizienz (= die anstehenden Aufgaben richtig zu erledigen) und Effektivität (= die anstehenden Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen) an!

  1. Eine To-do-Liste zu erstellen, kann hilfreiche Dienste leisten. Priorisieren Sie zu Beginn des Tages die anstehenden Arbeiten, planen Sie dazu realistische Bearbeitungszeiten ein und tragen diese anstehenden Aufgaben in ein Liste ein. Ob sie diese Liste nun handschriftlich oder als elektronische Aufgabenliste führen, ist typabhängig. Wählen Sie das Organisationsinstrument, das zu Ihnen passt. Hauptsache ist, dass die Aufgaben verschriftlicht und damit aus ihrem Kopf sind.
  2. Beachten Sie, dass Sie nicht den gesamten Zeitrahmen komplett verplanen. Pufferzeiten für unerwartete Aufgaben, Telefonate und berufliche (und private) Gespräche sollten ebenfalls eingeplant werden. Aus dem Zeitmanagement gilt die Regel, nur 60 – 70 % der Zeit konkret zu verplanen und die restlichen 30 – 40 % als Pufferzeiten einzuplanen. So gerät der Zeitplan bei einem längeren Telefonat oder einem unangemeldeten Mandanten nicht sofort aus den Fugen.
  3. Konkret festgelegte Telefonzeiten können für den Tagesablauf ebenfalls hilfreich sein. So können Sie in der „stillen Zeit“ komplexere Aktenbearbeitungen vornehmen und zu den Telefonzeiten Aufgaben erledigen, die weniger Aufmerksamkeit benötigen. In dieser Zeit könnten Sie auch die Inbox ihres elektronischen Postfaches sichten und bearbeiten oder Aufgaben an ihre Mitarbeiter delegieren.

Nicht resignieren

Wenn am Ende des Tages die Aufgaben auf Ihrer To-do-Liste abgehakt bzw. durchgestrichen sind, dann hat Ihr Plan gut funktioniert. Doch es wird auch Tage geben, an denen Aufgaben nicht erledigt wurden. Gerade am Anfang, wenn man bei der Entwicklung eines eigenen Zeitmanagements steht, kann das öfter passieren. Wichtig ist es hier, zu reflektieren. Warum ist der Tagesplan nicht aufgegangen? Aus dem Ergebnis sollten Sie ihre Schlüsse ziehen und diese bei der künftigen Planung ihres Arbeitstages berücksichtigen. Eine Nachkontrolle ist für die Entwicklung eines eigenen Zeitmanagements extrem wichtig.

Zeit für Zeitmanagement nehmen

Ein eigenes, individuelles Zeitmanagement wird Ihnen bei einem konsequenten Einsatz die tägliche Arbeit erleichtern und für Zeitersparnis sorgen. Diese Zeit gilt es wiederum, effektiv zu nutzen. Z. B. um, sich über die nächste Mandantenveranstaltung Gedanken zu machen oder Blogbeiträge zu Themen schreiben, die Ihnen schon lange auf den Nägeln brennen. Oder, oder, oder…

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