Korrespondenz – z. B. mit Rechtsschutzversicherungen – ist für Anwältinnen und Anwälte eine alltägliche Aufgabe. Diese läuft jedoch meist schwerfällig und nimmt viel Zeit in Anspruch. Und auch wenn es meist an den langwierigen Prozessen in der Versicherung liegt, fällt es nicht zuletzt auf das Image der Kanzlei zurück, wenn Mandanten sich „vernachlässigt“ fühlen und den Eindruck haben, die Kanzlei kümmere sich nicht vollends um das eigene Anliegen.
Analoge Abläufe kosten unnötig Zeit
Zeitverluste in der Korrespondenz – gerade mit Rechtsschutzversicherungen – sind bisher vor allem den bisherigen analogen Abläufen geschuldet: Das Anschreiben muss zunächst diktiert und anschließend verschriftlicht werden. Setzen Sie Ihre finale Unterschrift und landet das Schreiben bei der Post, vergehen mindestens ein, wenn nicht sogar zwei Tage. Faxt man den Brief, scheint ein Weg gespart zu sein. Aber auch hier landet die Rechtsschutzanfrage – wie beim postalischen Weg – erst einmal in der zentralen Poststelle der Versicherung. Und da liegt nicht nur Ihre Rechtsschutzanfrage, sondern jedwede Post. Zunächst muss also sortiert werden – und das teilweise manuell. „Zu welchem Vertrag gehört dieses Anschreiben?“, „Läuft der Fall schon?“, „Welche Versicherungsscheinnummer ist angegeben?“. Konnten diese Fragen geklärt werden, wird die Post eingescannt und in die richtige Abteilung geschickt, wo sie dann einem Sachbearbeiter zur Bearbeitung vorgelegt wird. Mit den unzähligen Anfragen, die den Bearbeiter täglich erreichen, ist der Postkorb meist voll. Und bis Sie zu einer Deckungszu- oder auch -absage kommen, verstreicht noch mehr Zeit.
Lange Korrespondenzzeiträume vermeiden: digitale Korrespondenz ohne Medienbruch
Eine Situation, die überspitzt scheint, es aber keineswegs ist. Denn oft zieht sich die Korrespondenz über einen längeren Zeitraum hin. Zeit, die Mandanten mit Warten verbringen müssen und in der sie mindestens einmal nachgefragt haben, wie der Fall vorangeht. Das verursacht in Ihrer Kanzlei Arbeitsaufwand und sorgt bei Mandanten für Unzufriedenheit, weil gefühlt nichts vorangeht.
Um Mandanten diese Zeit und Unannehmlichkeiten zu ersparen, ist es sinnvoll, auf digitale Prozesse umzusteigen. Hilfreich ist es dabei, z. B. Plattformen zu nutzen, um unmittelbar und digital mit Rechtsschutzversicherungen zu kommunizieren.
Denn inzwischen existieren Plattformen, mit denen Sie Deckungsanfragen zukünftig problemlos und digital an die jeweilige Rechtsschutzversicherung weiterleiten können – ohne Medienbruch, in kürzester Zeit und für Sie als Anwaltschaft komplett kostenlos. Dabei finden sich z. B. bei drebis vollumfängliche Fragenkataloge zu den einzelnen Rechtsschutzversicherungen, was die Kommunikation zusätzlich erleichtert: Denn gehen Sie diese mit Ihren Mandanten*innen im Erstgespräch Schritt für Schritt durch, können Sie schnell erkennen, ob die Deckung zugesagt oder versagt wird und können eine erste grobe Einschätzung darüber abgeben, ob eine Deckungszusage wahrscheinlich oder eher unwahrscheinlich ist. Eine Tatsache, die Sie in den Augen Ihrer Mandanten kompetent erscheinen lassen wird. Zudem sparen Sie Zeit, da seitens der Versicherung in der Regel keine Rückfragen mehr offen sind, die Sie wiederum in andere Fälle investieren können.
Die Nutzung von digitalen Kommunikationsplattformen hat einen weiteren Vorteil: Ihre Deckungsanfrage landet sofort an richtiger Stelle und wird darüber hinaus innerhalb weniger Werktage bearbeitet. Und mittels des Fragenkatalogs werden alle Punkte so weit erfragt, dass die Versicherung schnell die richtige Entscheidung treffen kann.
Kombination Plattform und Kanzleisoftware – geht das?
Vielleicht fragen Sie sich nun, wie man derartige Kommunikationsplattformen, ggf. auch in Kombination mit der bestehenden Kanzleisoftware, nutzen kann. Bei modernen Plattformlösungen ist kein „Plattformwechsel“ notwendig: Im Optimalfall bietet eine Plattformlösung Ihnen die Flexibilität, Ihre Anfragen entweder über das Onlineportal zu tätigen, oder über eine Schnittstelle zur Kanzleisoftware. So können Sie sogar direkt aus dieser heraus eine Rechtsschutzanfrage an die Versicherung stellen. Die Stammdaten der Akte können dann im besten Fall automatisch strukturiert in die Deckungsanfrage übertragen werden, sodass Sie sich auf die Schilderung des Sachverhalts konzentrieren können. Die größten Kanzleisoftwarehersteller sind bereits mit Schnittstellen zu Online-Kommunikationsplattformen wie drebis ausgestattet.
Gerade bei digitalen Prozessen ist es wichtig, dass auch die Datensicherheit Ihrer Mandanten gewährleistet wird, z. B. mit modernster Transport- und Datenbankverschlüsselung. Dies sollte bei der Wahl der richtigen Kommunikationsplattform unbedingt beachtet werden.
Fazit: Digitale Kommunikation ist Service am Mandanten
Um langwierige Abläufe zukünftig zu umgehen, ist es sinnvoll, auf analoge Deckungsanfragen zu verzichten und auf Plattformen zur digitalen Kommunikation umzusteigen. Arbeiten Sie mit einem strukturierten Fragenkatalog, um Ihren Mandanten schnell zuverlässige Aussagen über den Fall zu geben. Über den digitalen Weg sparen Sie zudem wertvolle Zeit und können Fälle schnell abschließen. Nutzen Sie künftig digitale Prozesse auch in der Kommunikation mit Rechtsschutzversicherungen etc., positionieren Sie sich als kompetente Partner und Berater, die sich auf der Höhe der Zeit präsentieren und auf die Ihre Mandanten deswegen bei Bedarf immer wieder gerne zurückgreifen.
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Foto: Adobe Stock/adiruch na chiangmai