Der Versand von Newslettern bzw. Mandanteninformationen ist ein beliebtes Marketinginstrument auch in Rechtsanwalts- und Steuerberaterkanzleien. Oft hört oder liest man jedoch: „E-Mail-Marketing ist in die Jahre gekommen und bleibt hinter den Möglichkeiten des Marketings in sozialen Medien zurück“. Das kann man so sehen. Dem ist aber nicht so, wenn man dieses Marketing-Tool professionell einsetzt. Stellt sich nur eine wichtige Frage: Wie „macht“ man einen professionellen Newsletter in der Kanzlei?
Realität in Kanzleien auch 2019: kein professioneller Kanzlei Newsletter
Viele Kanzleien, die Newsletter versenden, setzen immer noch auf den klassischen Versand von E-Mails über den „normalen“ E-Mail-Verteiler: Über Jahre gesammelte E-Mail-Adressen werden aus Excel-Tabellen gezogen und der Newsletter als „normale“ E-Mail versendet, ggfs. mit einem mehr oder weniger grafisch aufbereiteten PDF-Anhang. Das ist jedoch inzwischen weit vom Stand der Technik entfernt und gerade in Zeiten der DSGVO und wachsamer Mitbewerber am Markt nicht die optimale Lösung.
Softwarelösungen für Newsletter „state of the art“
Aus diesem Grund lohnt es sich, über den Einsatz professioneller Tools für den Newsletter der Kanzlei nachzudenken. Denn es gibt inzwischen zahlreiche Software-Anbieter, die den Newsletter-Versand einfacher und zugleich rechtssicherer machen.
Und so kommt man in nur zwei Schritten zu einer Software-Lösung für das E-Mail-Marketing:
Schritt 1: Suchen Sie einen Softwareanbieter für E-Mail-Marketing bzw. Newsletter-Versand aus.
Die meisten Anbieter arbeiten mit Software in der Cloud (software as a service, sog. „saas“), so dass lokale Installationen auf Computern in der Kanzlei nicht notwendig sind.
Einen guten Überblick finden Sie hier: emailtooltester.com/newsletter-tools/
Achten Sie darauf, dass der Anbieter über Serverstandorte in Deutschland verfügt. Ansonsten unterscheiden sich die Anbieter und Leistungspakete nach Anzahl der möglichen Empfänger und/ oder möglichen Aussendungen je Monat, in Laufzeiten, Möglichkeiten der Auswertung und hinsichtlich Nutzerfreundlichkeit der Bedienoberfläche etc.
Tipp! Beanspruchen Sie ggfs. kostenlose Testphasen, um das richtige Produkt für sich zu finden. Treffen Sie dann die Entscheidung zusammen mit Ihrem IT-Admin oder Ihrer Webagentur: denn bestimmte Einstellungen auf der Kanzlei-Domain sind notwendig, damit möglichst wenige Nachrichten im Spam-Ordner der Empfänger enden.
Schritt 2: Loslegen
Haben Sie sich für einen Anbieter entschieden, können Sie in der Regel sehr schnell loslegen: Sie melden sich über die Internetseite des Anbieters an und wählen ein Leistungspaket aus. Dann können Sie quasi direkt beginnen mit der Software zu arbeiten.
Vorteile eines professionellen Newsletter-Tools
Die Nutzung einer Software für den Newsletter-Versand hat viele Vorteile. Einige habe ich Ihnen hier übersichtlich zusammengestellt:
„Look & Feel“ der Kanzlei
Es ist möglich, das Layout des Newsletters zu gestalten und z. B. an das Kanzlei Corporate Design anzupassen. Man kann Bilder, Links und vieles mehr integrieren – ohne Programmierkenntnisse. Responsive Design ist integriert, der Newsletter funktioniert also auch auf Smartphones.
Optimale Verwaltung der Empfängerdaten
Die Übersichtlichkeit und Verwaltung der Empfängerdaten ist deutlich einfacher und sicherer. Ihre Adress-Daten stehen nach dem Hochladen in der Software zur Verfügung und können dort verwaltet werden. Auch die Aufteilung in unterschiedliche Adressbücher ist in der Regel möglich. Alle Mitarbeiter, die mit dem Newsletter-Versand betraut sind, haben Zugriff auf eine zentrale, immer aktuelle Datenbank.
Anmeldung und vor allem: Abmeldung vom Newsletter der Kanzlei möglich
Die rechtssichere An- und Abmeldung vom Newsletter ist bei manuellen E-Mail-Newslettern schwierig. Professionelle Software-Lösungen bieten meist besondere Anmeldeformulare an, die rechtlichen Anforderungen an das „Double-Opt-In-Verfahren“ gerecht werden. Außerdem existiert hier die gleichermaßen notwendige Möglichkeit, sich jederzeit vom Newsletter abmelden zu können: Jede Newsletter-Aussendung enthält einen Abmelde-Link. Meldet sich ein Adressat ab, wird er in der Software-Datenbank gesperrt. Das ist mit händisch verwalteten Tabellen kaum rechtssicher umsetzbar.
Datenschutz inkl.
Datenschutz ist ein sehr wichtiges Thema. Die in Ihrer Kanzlei vorliegenden E-Mail-Datensätze an einen Softwareanbieter herauszugeben, mag Ihnen ggfs. Unbehagen bereiten. Vor allem bei Anbietern mit Serverstandorten in Deutschland ist diese Sorge aber unbegründet. Und in nicht wenigen Fällen sind Daten auf Servern professioneller Anbieter „sicherer“ als auf durchschnittlichen Kanzlei-Servern.
Erfolgskontrolle ist möglich
Mit einer professionellen Software-Lösung können Sie den Erfolg Ihres Newsletter-Versands sehr gut kontrollieren. Sie haben die Möglichkeit nachzuvollziehen, wie oft Ihr Newsletter geöffnet wurde, welche E-Mails nicht zugestellt werden konnten etc.. Das ist bei klassischem E-Mail-Versand unmöglich.
Flexibilität für moderne Arbeitsmodelle
Da die Software nicht lokal installiert ist, schaffen moderne Softwarelösungen für den Newsletter-Versand enorme Flexibilität: So können unterschiedliche Personen von unterschiedlichen Standorten auf die Software zugreifen und Newsletter versenden – unschlagbar, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Teilzeit oder teils im Homeoffice arbeiten.
E-Mail-Marketing in der Kanzlei kann sich lohnen
Professionelle Newsletter-Tools erleichtern die Aussendung des Newsletter der Kanzlei. Professionell aufbereitete Inhalte im Newsletter überzeugen mehr als eine klassische E-Mail mit einem irgendwie strukturierten PDF-Anhang. Außerdem verringern Software-Lösungen den Aufwand der Aussendung und stellen Ihnen Informationen über Öffnungsraten und Interaktionen (bspw. Klicks auf den Website-Link) bereit. Nicht zuletzt bieten vor allem deutsche Anbieter eine sehr viel höhere Rechtssicherheit als der manuelle Versand an den kompletten E-Mail-Verteiler.
Wer die Vorteile von E-Mail-Marketing für seine Kanzlei nutzen will, sollte deshalb unbedingt auf professionelle Software-Lösungen setzen, auch wenn diese ggfs. ein paar Euro im Monat kosten.
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