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Glühbirnen, Mitarbeitergespräch

Kanzleiführung: Das Mitarbeitergespräch als Motor für Kanzleiziele

von Susanne Pannenbäcker

Klare Ziele und Strategien sind die Basis für den Erfolg einer Kanzlei, ob bei Rechtsanwälten, Steuerberatern oder gemischten Kanzleien. Außerdem sind sie natürlich auch maßgebliche Richtschnur für das Kanzleimarketing. Umso wichtiger ist, dass alle Mitarbeiter mit den Zielen und der Strategie der Kanzlei vertraut sind.

Das Mitarbeitergespräch ist eine gute Gelegenheit, Mitarbeiter in dieser Hinsicht einzubeziehen, zu informieren und mit ins Boot zu holen. So ziehen letztlich alle „an einem Strang“, das ermöglicht eine einheitliche Kommunikation aller nach außen. Die Bedeutung „guter“ Mitarbeitergespräche ist deswegen nicht zu unterschätzen.

Mitarbeiter einbeziehen

Es gibt viele Wege, Kanzleiziele und -strategien umzusetzen, die innerhalb der Kanzleiführung immer wieder geprüft und diskutiert werden. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Kanzleimitarbeiter unterhalb der Führungsebene nur selten in diese wichtigen Planungen eingebunden werden.

Dabei liegt es doch nahe, dass die Ziele und Anforderungen der Kanzlei eine möglichst hohe Deckung mit den Zielen und Möglichkeiten der Mitarbeiter aufweisen sollten. Denn: Kanzleimitarbeiter sind „Experten“ an ihrem Arbeitsplatz, da sie Aufschluss über Arbeitsabläufe und mögliche Reibungsverluste liefern können. Kanzleimitarbeiter können viel dazu beitragen, Schwachstellen aufzudecken und notwendige Veränderungen einzuleiten. Durch das Mitarbeitergespräch können die Beschäftigten in diesem Sinne positiv beeinflusst werden. Die gelingt aber nur dann, wenn die Mitarbeiter das Gefühl vermittelt bekommen, gefragt und auch gebraucht zu werden. Nur dann haben die Mitarbeiter das Bedürfnis, sich aktiv in das Arbeitsgeschehen einzubringen und an nötigen Veränderungen mitzuwirken.

Mehr als Zielvereinbarung

Mitarbeitergespräche in Kanzleien – sofern sie überhaupt geführt werden – zielen relativ häufig lediglich in eine Richtung ab, nämlich auf eine Zielvereinbarung für den betreffenden Mitarbeiter. Die Definition dieser Ziele ist ohne Frage wichtig, gibt der Kanzleileitung allerdings wenig Aufschluss über weitere Themenschwerpunkte der Kanzlei. Förderungs- und Entwicklungsgespräche (auch in Kombination mit einem Beurteilungsgespräch) sowie Konfliktgespräche, die eine störungsfreie Zusammenarbeit in der Kanzlei sicherstellen sollen, werden meist vollkommen außer Acht gelassen.

Die Inhalte des Mitarbeitergespräches sollten im Bestfall neben der reinen Zielvereinbarung noch die Bereiche „Information, Beziehung und Zusammenarbeit, Beurteilung und Förderung“ abdecken.

Vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre schaffen

Die Kanzleileitung beeinflusst den Verlauf des Mitarbeitergesprächs maßgeblich. Um die hierarchische Distanz zwischen Mitarbeiter und Vorgesetztem nicht zu forcieren, empfiehlt es sich, für eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre zu sorgen und somit dem Mitarbeiter die Möglichkeit zu geben, sich als gleichberechtigter Gesprächspartner in den Verlauf des Gesprächs einzubringen. Das wirkliche Interesse für die Belange des Mitarbeiters sollte unbedingt im Vordergrund stehen.

Zuhören statt Hinhören

Das aktive Zuhören der Kanzleileitung liefert enorm wichtige Hintergrundinformationen, die zu einem sehr viel besseren Verständnis für den einzelnen Mitarbeiter führen. Ein gutes Gesprächsklima kann nur dann entstehen, wenn Aufmerksamkeit und Interesse für die Befindlichkeiten, aber auch für Vorbehalte und Bedenken des Mitarbeiters signalisiert werden. Dem Mitarbeiter lediglich bestimmte Informationen zu vermitteln, reicht nicht aus, um ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch zu führen. Um sicherzustellen, dass das Gesagte auch so verstanden wurde, wie es gemeint war, bietet sich die Rückmeldung an: „Wenn ich sie richtig verstanden habe ….“ oder sogar eine kleine Zusammenfassung des Gesprächs. Neben den verbalen Äußerungen spielt auch die nonverbale Kommunikation eine sehr entscheidende Rolle für den Gesprächsverlauf. Eine offene Körperhaltung sowie Blickkontakt sind Voraussetzung für das korrekte, aktive Zuhören.

Richtige Fragetechniken

Auch die richtigen Fragetechniken tragen maßgeblich zum Erfolg des Mitarbeitergesprächs bei. Fragetechniken können die Gesprächsbereitschaft des Mitarbeiters entscheidend fördern, tragen zu einer guten Gesprächssteuerung bei und intensivieren die zwischenmenschlichen Beziehungen. Geschlossene Fragen geben dem Mitarbeiter nur wenige Antwortalternativen und bieten sich daher vorrangig für die Absicherung von Ergebnissen oder das Sammeln von Fakten an.

Um dem Gesprächspartner eine aktive Rolle zukommen zu lassen, sind offene Fragen sehr viel besser geeignet. Damit diese Fragen in gewünschter Weise wirken, sollte der Personalverantwortliche einige Regeln beachten:

  • Nur eine Frage auf einmal stellen
  • Fragen sollten immer nur einen Gedanken enthalten
  • Kurze, verständliche Formulierung
  • Wertneutrale Formulierungen
  • den Grund der Frage erläutern

Konstruktives Feedback geben

Feedback für Mitarbeiter ist außerordentlich wichtig, weil nur durch Feedback Verhaltensweisen gestärkt oder verändert werden können. Es sollte so vorgebracht werden, dass der Mitarbeiter dieses auch annehmen kann. Ein nur mit negativen Wertungen behaftetes Feedback bringt Mitarbeiter hingegen sofort in eine Rechtfertigungsschleife. Die Folge: Der Mitarbeiter wird dem Gespräch nicht mehr wie gewünscht folgen.

Mit einigen einfachen Regeln gelingt es sehr gut, den Mitarbeitern ein faires und konstruktives Feedback zu geben:

  • Bezugnahme auf reine Beobachtungen
  • Vermeidung von Bewertungen und Interpretationen
  • Keine Pauschalisierungen
  • Keine Vorwurfshaltung
  • Ich-Botschaften verwenden

Fazit

In wenigen Kanzleien ist das Mitarbeitergespräch als Faktor für die Förderung des Gesamterfolgs der Kanzlei fest verankert. Zugleich stehen Kanzleien heutzutage vor immer komplexeren Anforderungen, die Kanzleileitung ist somit gerade bei der Mitarbeiterführung ganz besonders gefordert.

Denn gerade Kanzleimitarbeiter sind in der Innen- als auch Außenwirkung Botschafter der Kanzlei und somit für die Erreichung der strategischen Kanzleiziele unersetzlich. Umso wichtiger ist es, für einen ständigen Kommunikationsprozess zu sorgen, der einen reibungslosen Informationsfluss gewährleistet.

Mitarbeitergespräche sind weder beliebt noch einfach zu führen. Das gilt für Kanzleichefs und Mitarbeiter gleichermaßen. Sie bieten aber viele Chancen für nötige Veränderungen und tragen nachhaltig zum gesamten Kanzleierfolg bei.

Foto: Fotolia.com/Patpitchaya

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