In drei Schritten zu besseren (steuer-)rechtlichen PowerPoint-Präsentationen

Mit kaum etwas machen sich Vortragende unbeliebter als mit der Projektion überladener Textfolien. Viele tun es trotzdem und glauben, dafür gute Gründe zu haben. Den einen geben ausformulierte Sätze auf den Folien Sicherheit in der Vortragssituation; andere wollen ihren Zuhörern anschließend die Folien als Handout zur Verfügung stellen. Die meisten übersehen dabei, dass selbst ein guter Vortrag durch eine schlechte Präsentation Schaden nehmen kann. Noch wichtiger aber: Die Chance, den eigenen Vortrag durch visuelle Eindrücke zu bereichern und bei potenziellen Mandanten einen guten Eindruck zu hinterlassen, bleibt ungenutzt.

Warum überladene Textfolien niemandem helfen

Sobald Sie ganze Sätze auf Ihre Folien schreiben, werden Sie als Vortragende(r) dazu neigen, Ihre Folien vorzulesen. Lesen kann Ihr Publikum aber in der Regel selbst. Es will Sie reden hören, allerdings nicht ausgerechnet dann, wenn es gerade Ihre Textfolien liest. Beim Lesen stört es nämlich ungemein, wenn ständig jemand dazwischenredet.

Mit überladenen Textfolien vermitteln Sie zudem den Eindruck, dass alles Wissenswerte auf den Folien steht. Wundern Sie sich also nicht, wenn Ihr Publikum mehr am späteren Erhalt der Vortragsfolien interessiert ist als an Ihrem Vortrag. Schließlich demonstrieren Sie Ihren Zuhörern eindrucksvoll, dass Sie den Unterschied zwischen einer Präsentation und einem Handout nicht kennen oder ihn ignorieren, was nicht gerade einen professionellen Eindruck macht.

1. Schritt: Kürzen Sie Ihre Folientexte

Der erste Schritt zur Besserung besteht darin, den Text auf den Folien zu kürzen, und zwar deutlich. Sie müssen nicht jeden Gedanken Ihres Vortrags mit einem Aufzählungspunkt begleiten. Ihre Folien sind auch keine wissenschaftliche Publikation, in der Sie für jede Aussage drei Gerichtsentscheidungen als Beleg anführen müssen. Konzentrieren Sie sich vielmehr auf das, was wirklich wichtig ist und in den Köpfen hängen bleiben soll. Wenn Sie Listen mit Aufzählungspunkten nutzen, versuchen Sie, sich auf Stichpunkte zu beschränken.

2. Schritt: Reduzieren Sie die Aussagen pro Folie

Viele Vortragende denken, sie müssten alle Inhalte zu einem Thema auf einer Folie unterbringen. Das ist jedoch nicht der Fall. Viel wichtiger ist, dass das, was Sie an die Wand projizieren, zu Ihren mündlichen Ausführungen passt und Sie über die Folien keine Inhalte vorwegnehmen. Viele Folien mit wenig Inhalt, die häufiger wechseln, sind also in der Regel besser als wenige sehr voll gepackte Folien, die während Ihres Vortrags 15 Minuten lang projiziert werden. Zu unruhig sollte die Präsentation durch häufige Folienwechsel natürlich auch nicht werden. Hier sehe ich bei Juristen und Steuerberatern aber eher keine Gefahr.

3. Schritt: Visualisieren Sie die Folieninhalte

Wer bei einem Vortrag etwas an die Wand projiziert, weckt bei seinen Zuhörern die Erwartung, dass es nicht nur etwas zu hören, sondern auch zu sehen gibt. Umso größer ist die Enttäuschung, wenn ausschließlich Text an der Wand erscheint. Bedenken Sie, dass der eigentliche Sinn einer PowerPoint-Präsentation darin besteht, das gesprochene Wort gezielt durch visuelle Eindrücke zu begleiten, es in seiner Wirkung zu verstärken und damit plastischer, lebendiger und vor allem verständlicher zu machen. Ihr Vortrag wird dadurch nicht nur interessanter und eindrucksvoller, sondern Sie werden es auch leichter schaffen, Ihre Botschaft nachhaltig in den Köpfen Ihrer Zuhörer zu verankern. Bekanntlich funktioniert dies bei Wort-Bild-Kombinationen besonders gut, wenn beide perfekt aufeinander abgestimmt sind.

Mit Bildern können Fotos, Illustrationen, Piktogramme oder Cartoons gemeint sein, die eine inhaltliche Aussage unterstreichen oder eine bestimmte Assoziation wecken sollen. Wollen Sie Zusammenhänge, Strukturen oder Abläufe darstellen, bieten sich einfache Textgrafiken/Schaubilder zur Visualisierung an. Zahlen präsentieren Sie am besten mit Diagrammen.

Das alles macht natürlich Arbeit und kostet mehr Zeit, als ein paar Stichpunkte auf der Folie zu platzieren. Es hat aber auch bedeutende Vorteile.

Vorteile professioneller Präsentationsfolien:

• Sie widerlegen eindrucksvoll, dass nicht jede (steuer-)rechtliche PowerPoint-Präsentation langweilig sein muss.
• Sie erreichen Ihre Zuhörer besser, denn diese können hören und zugleich sehen, was Sie ihnen vermitteln wollen.
• Da Sie während des Vortrags auf projizierte Schaubilder Bezug nehmen können, wird es leichter für Sie, Zusammenhänge verständlich zu erklären.
• Wenn Sie etwas besser erklären, heißt das zugleich, dass Ihr Publikum die Inhalte besser verstehen kann. Und genau das ist eine wesentliche Voraussetzung dafür, potenzielle Mandanten von Ihrer Kompetenz zu überzeugen.
• Schließlich bleiben Sie potenziellen Mandaten im Gedächtnis, weil Sie als Jurist(in) oder Steuerberater(in) im Gegensatz zu den meisten Berufskollegen erkannt haben, dass Recht nicht auf Textwüsten beschränkt ist, sondern durchaus Möglichkeiten der Visualisierung bietet.

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